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Organisieren Sie Ihre Unterlagen in nur 10 Minuten pro Woche


Ich bin ein Organisations-Nerd. Nicht nur der Gedanke, in einen B├╝robedarfsladen zu gehen, macht mich schwindelig, ich bin auch daf├╝r bekannt, dass ich eine gl├╝hende Samstagnacht damit verbringe, meinen Etikettendrucker auf alles im Haus zu verwenden.

Trotz dieser sauberen Lebensumst├Ąnde war mein organisatorischer Niedergang jahrelang finanzieller Papierkram.

Wenn Sie sich in einem ├Ąhnlichen Zustand des Papierkrachs befinden, sollten Sie sich keine Sorgen machen. Sie k├Ânnen das Biest z├Ąhmen, ohne eine ganze Woche f├╝r das Projekt opfern zu m├╝ssen. In der Tat, organisieren Sie Ihren Papierkram ist eine Arbeit, die Sie in 10 Minuten pro Woche bew├Ąltigen k├Ânnen. Hier ist wie:

1. Wissen, was Sie brauchen

Das erste Problem mit finanziellen Papieren ist die Tatsache, dass es schwierig sein kann, sich daran zu erinnern, wie viel davon Sie behalten m├╝ssen. Das Schreckgespenst eines IRS-Audits ist genug, um jeden in einen Papierkram zu verwandeln, aber alles zu behalten ist nicht hilfreich, wenn Sie nicht wissen, wie Sie das finden, was Sie brauchen.

Bevor Sie beginnen, m├╝ssen Sie wissen, was zu halten und was zu werfen.

Die Ein-Jahres-Regel

Die meisten Ihrer allt├Ąglichen Finanzdokumente, wie Gehaltsschecks, bezahlte Rechnungen, Bankunterlagen und viertelj├Ąhrliche Investitionsabrechnungen, m├╝ssen h├Âchstens ein Jahr lang durchgehalten werden. Sobald Sie Ihre W2- und Jahresabrechnung erhalten haben, k├Ânnen Sie Gehaltsscheck-Stubs und viertelj├Ąhrliche Investitionsabrechnungen vernichten, nachdem Sie sich vergewissert haben, dass alles korrekt ist. Sofern Ihre Rechnungen und Bankunterlagen f├╝r Steuerzwecke nicht ben├Âtigt werden, k├Ânnen sie auch nach einem Jahr geschreddert werden.

Die Drei-Jahres-Regel

Sie haben wahrscheinlich geh├Ârt, dass Sie alle steuerlichen Papiere sieben Jahre lang aufbewahren m├╝ssen, aber das ist tats├Ąchlich ein l├Ąngerer Zeitraum als das, was der IRS vom durchschnittlichen Steuerzahler erwartet. W├Ąhrend Sie festhalten Ihre j├Ąhrlichen Steuererkl├Ąrungen auf unbestimmte Zeit, die IRS erwartet nicht, dass Sie Dokumentation (wie Investmentfonds Berichte oder Spendengutscheine) f├╝r mehr als drei Jahre halten. Was ist das Besondere an der Drei-Jahres-Marke? Das ist die Anzahl der Jahre, in denen Uncle Sam ein Audit f├╝r regelm├Ą├čige Steuererkl├Ąrungen einleiten muss.

Sobald Sie drei Jahre vergangen sind, k├Ânnen Sie die Datens├Ątze vernichten, mit ein paar Ausnahmen: Erstens, bewahren Sie die Dokumentation auf, die den anf├Ąnglichen Kaufpreis aller Aktien oder Investmentfonds zeigt, die Sie besitzen, weil Sie Ihre Gewinne oder Verluste bestimmen m├╝ssen kommt Zeit zu verkaufen. Und zweitens, halten Sie sich an den Hausakten fest, solange Sie dort wohnen (oder den Ort besitzen).

Die Sieben-Jahres-Regel

Der IRS kann innerhalb von sieben Jahren eine Pr├╝fung f├╝r Steuerpflichtige einleiten, die einen Verlustanspruch aus wertlosen Wertpapieren oder einen Forderungsabzug geltend machen. Steuerpflichtige, die nicht mehr als 25% ihres meldepflichtigen Bruttoeinkommens einbringen (denken Sie an Server oder andere Mitarbeiter, die auf Bargeldtipps angewiesen sind), sollten im Falle eines Audits sechs Jahre lang ihre Aufzeichnungen aufbewahren.

2. Beginnen Sie mit drei Ordnern zu sortieren

Wenn Sie einmal verstanden haben, was aufbewahrt werden kann und was Sie schmei├čen k├Ânnen, ist es an der Zeit, mit der Organisation zu beginnen. Der Schl├╝ssel zum 10-min├╝tigen Organisieren ist die Quick-Sort-Methode, die von Kimberlee Stokes von The Peaceful Mom entwickelt wurde. Sie ben├Âtigen drei leere Manila-Ordner mit der Bezeichnung JETZT, 10 MINUTEN EINE WOCHE und DATEI. Dar├╝ber hinaus m├Âchten Sie Ihren Shredder f├╝r alle Elemente aufw├Ąrmen, die nicht in diesen Ordnern enthalten sind.

Sobald Sie das System installiert haben, k├Ânnen Sie Ihre drei Ordner in einem Stehregal direkt neben dem M├╝lleimer oder Aktenvernichter lassen und Artikel sortieren, sobald sie in der Post ankommen.

Der NOW-Ordner

Hier legen Sie alle Elemente ab, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern, z. B. zu zahlende Rechnungen, Versicherungspapiere, Lizenzverl├Ąngerungen und ├ähnliches. Wenn Sie w├Ąhrend des ersten Sortier- und L├Âschvorgangs alle Papierdokumente sortiert haben, gehen Sie durch den Ordner NOW und k├╝mmern sich um alles. Dies wird Sie wahrscheinlich beim ersten Mal l├Ąnger als 10 Minuten dauern, aber es wird Sie einrichten, um Ihren Papierkram zu organisieren und Ihre Rechnungen im Nachhinein viel einfacher zu bezahlen.

Wenn Sie jeden Eintrag im Ordner NOW abgeschlossen haben, k├Ânnen Sie das Papier entweder in den Ordner FILE f├╝r die zuk├╝nftige Ablage oder in den Aktenvernichter verschieben. Sobald Sie Ihr System an Ort und Stelle haben, k├Ânnen Sie Elemente direkt in den Ordner NOW legen, wie Sie sie erhalten, und jeden Tag ein oder zwei Minuten dauern, um den Ordner zu leeren.

Der 10-MINUTEN-WOCHE-Ordner

Dieser Ordner enth├Ąlt alle Elemente, die eine Aktion erfordern, aber keine sofortige Aufmerksamkeit erfordern. Sie k├Ânnen beispielsweise Abonnementverl├Ąngerungen, Papierdokumente, die Eingaben von anderen Familienmitgliedern erfordern, Artikel, die keine bestimmte Frist haben, und ├ähnliches einstellen.

Sobald Sie sich um die NOW-Elemente gek├╝mmert haben, werden die Elemente in diesem Ordner die Arbeit sein, die Sie jede Woche ausf├╝hren, um auf Ihrem Papierkram zu bleiben und Ihre organisierten Dateien zu verwalten.

Der FILE-Ordner

Elemente, die Sie f├╝r die Zukunft speichern m├╝ssen, werden in diesen Ordner verschoben. Wenn Sie anfangen, dieses System zu benutzen, wird der FILE-Ordner ziemlich voll, aber schlie├člich werden Sie feststellen, dass nichts mehr in den ersten zwei Ordnern ├╝brig ist. Sie werden Ihre 10 Minuten jede Woche damit verbringen, von diesem Ordner aus zu archivieren.

F├╝r die Einreichung ben├Âtigen Sie im Allgemeinen nur zwei Systeme: eines f├╝r Steuerdokumente und eines f├╝r allgemeine Finanzdokumente. Diese beiden Systeme m├╝ssen nicht komplex sein, um n├╝tzlich zu sein. Hier ist, wie Sie sie beide organisieren:

3. Organisieren von Steuerdokumenten mit drei Ordnern

Die meisten Steuerzahler k├Ânnen ihre Steuerdokumente leicht mit drei Ordnern organisieren. Sie ben├Âtigen jeweils einen f├╝r Einnahmen, Ausgaben und Abz├╝ge sowie Investitionen.

Ordner f├╝r Einkommen

Wenn Sie einen einzigen traditionellen Job bearbeiten und elektronische Paystubs erhalten, ben├Âtigen Sie m├Âglicherweise nicht einmal eine Einkommensmappe. Aber das ist wichtig f├╝r diejenigen mit unregelm├Ą├čigem Einkommen, Freiberufler, Auftragnehmer, Menschen, die mehrere Arbeitspl├Ątze haben, und alle, die Einkommen aus Investitionen erhalten. Wenn Sie diesen Ordner installiert haben, behalten Sie den ├ťberblick ├╝ber jeden einzelnen Cent, den Sie verdienen.

Sie sollten nicht nur alle Gehaltsschecks in diesem Ordner deponieren, sondern Dayana Yochim von The Motley Fool empfiehlt auch, Ihr verdientes Einkommen auf einem Deckblatt im Ordner aufzuzeichnen. Dadurch erhalten Sie eine Methode zur ├ťberpr├╝fung der Richtigkeit von amtlichen Dokumenten bei ihrer Ankunft.

Ordner f├╝r Ausgaben und Abz├╝ge

Wenn Sie wie die meisten Menschen sind, werfen Sie wahrscheinlich Ihre Quittungen, Kontoausz├╝ge und bezahlten Rechnungen in einen Schuhkarton, um die Steuerzeiten zu sortieren. Es ist viel einfacher, einen Ordner f├╝r Ausgaben und Abz├╝ge mit separaten Abschnitten zu erstellen, damit Sie das ganze Jahr ├╝ber besser organisiert sind.

Zum Beispiel k├Ânnte dieser Ordner Abschnitte f├╝r Unternehmen, Spenden f├╝r Wohlt├Ątigkeit, Kinderbetreuung und medizinische Ausgaben enthalten. Wenn Sie alle Ihre Quittungen f├╝r Spesen und Abz├╝ge aufteilen, werden Sie vor diesen schrecklichen Momenten bewahrt, wenn Sie sich nicht mehr erinnern k├Ânnen, warum Sie eine bestimmte Quittung behalten haben.

Es empfiehlt sich auch, in diesem Ordner eine Liste allgemeiner Steuerabz├╝ge einzutragen, damit Sie sich leicht merken k├Ânnen, welche Dokumente Sie m├Âglicherweise zum Speichern ben├Âtigen.

Ordner f├╝r Investitionen

Im Ordner "Investitionen" speichern Sie die folgenden Dokumente:

  • Aufzeichnungen, die Ihre steuerabzugsf├Ąhigen Beitr├Ąge auf Rentenkonten belegen.
  • Mitteilungen ├╝ber Dividenden und Kapitalgewinne und -verluste.
  • Vertriebsaufzeichnungen, die Sie erhalten, wenn Sie Geld von Anlagekonten nehmen.
  • J├Ąhrliche Aussagen.

Im Allgemeinen wird die IRS nicht alle diese Papiere f├╝r die Steuern des n├Ąchsten Jahres ben├Âtigen, aber Sie ben├Âtigen diese Informationen f├╝r k├╝nftige Steuererkl├Ąrungen zur Hand. Zum Beispiel, wenn Sie eine Investition verkaufen, m├╝ssen Sie in der Lage sein, Papierkram ├╝ber diese Investition zur Verf├╝gung zu stellen, und es nach Jahr f├╝r zuk├╝nftige Referenz abgelegt wird Ihr Leben viel einfacher machen.

Steuerinformationen nach Jahr organisieren

Sobald Sie Ihre Steuern jedes Jahr eingereicht haben, ist es eine gute Idee, einen Dateiordner mit dem Jahr zu erstellen, wo Sie alles aus Ihren drei Steuerordnern platzieren. Jedes Jahr k├Ânnen Sie Ihren vier Jahre alten (oder acht Jahre alten) Steuerdateiordner durchsuchen und die Dokumente l├Âschen, die Sie nicht mehr ben├Âtigen. Denken Sie daran, Sie sollten die tats├Ąchliche Rendite f├╝r jedes Jahr behalten - es sind nur die Belege, die nach Ablauf von drei oder sieben Jahren zerkleinert werden k├Ânnen.

4. Organisieren Sie allgemeine Finanzdokumente alphabetisch

F├╝r all Ihre allgemeinen Finanzdokumente ist das einfachste Ablagesystem das von David Allen empfohlene in Getting Things Done - legen Sie Ihren Papierkram alphabetisch in h├Ąngenden Ordnern ab. Es ist viel einfacher, die ben├Âtigten Unterlagen zu finden, wenn Sie eine Kabelrechnung unter C f├╝r Comcast suchen, anstatt zu versuchen, durch einen gro├čen Ordner mit der Bezeichnung Dienstprogramme zu rooten.

5. Verwalten Sie Ihre Papierkramorganisation

Organisation ist ein Prozess, kein Ereignis. Das Erstellen dieser Ordner wird Ihnen nicht wirklich helfen, den Papierstapel zu beenden, wenn Sie ihn nicht aufrechterhalten k├Ânnen. Hier sind zwei M├Âglichkeiten, um sicherzustellen, dass Sie mit Ihren 10 Minuten pro Woche Schritt halten:

1. Legen Sie Dokumente dort, wo Sie sie nat├╝rlich lagern

Wir neigen alle dazu, unseren Papierkram an einem bestimmten Ort in unserem Haus aufh├Ąngen zu lassen, z. B. auf der K├╝chen- oder Couchtisch. Eines der Probleme beim Organisieren ist, dass wir oft versuchen, unseren Papierkram an einem "besseren" Ort abzulegen, als dort, wo sich die Dinge auf nat├╝rliche Weise sammeln, und so verbringen wir einen Nachmittag damit, einen Papierkram im Ersatzschlafzimmer zu schaffen.

Aber du wirst die Post nicht jeden Tag nach der Arbeit nach oben schleppen, also erwarte nicht, dass ein Ablagesystem dort oben haltbar ist. Erstellen Sie ein System an dem Ort, an dem Sie sich auf nat├╝rliche Weise bewegen, da es einfacher ist, eine Gewohnheit zu pflegen, die auf der Art und Weise basiert, wie Sie Ihren Raum bereits nutzen.

2. Planen Sie 10 Minuten Organisation pro Woche ein

Die Organisation finanzieller Formalit├Ąten ist eine wichtige, aber nicht dringende Aufgabe, so dass Sie leicht in die "Ich werde es sp├Ąter tun" -Falle fallen k├Ânnen. Der Trick, mit Ihrer Organisation Schritt zu halten, besteht darin, sie so zu planen, wie Sie es bei einer Besprechung oder Konferenzschaltung tun w├╝rden.

Wenn Sie keine bestimmte Zeit planen und sie vor anderen Verpflichtungen sch├╝tzen, verlieren Sie wahrscheinlich an Schwung. Finden Sie heraus, wann Ihre 10 Minuten ausgegeben werden, schreiben Sie es in Ihren Kalender und halten Sie den Termin mit sich selbst fest. Du wirst froh sein, dass du es getan hast.

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